Jak przeprowadzić wybory Zarządu

Jednym z najważniejszych wydarzeń w Klubie są wybory do Zarządu na nową kadencję.

Jest parę zasad i reguł, które należy przestrzegać. Zasady i reguły są dokładnie opisane w: Policy Protocol

1. Terminy i ogłaszanie Wyborów.
2. Zbieranie nominacji kandydatów.
3. Przygotowanie Wyborów
4. Warunki ważności Wyborów.
5. Przeprowadzenie Wyborów.

W tych punktach poruszam najważniejsze kwestie. Niektóre są bezwzględnie wymagane, zapisane w Konstutucji Toastmasters, a niektóre co zaznaczam moje sugestie. Dobrze jest dostosować Wybory do naszych polskich warunków. Tłumaczenia niektórych anglojęzycznych terminów, tłumaczę po swojemu, nie znam “oficjalnych” tłumaczeń 🙂

1. Terminy i ogłaszanie wyborów:

• Do 31 marca – powołanie Komitetu Nominacyjnej
• Ostatnie spotkanie w kwietniu – raport Komitetu Nominacyjnego
• Pierwsze spotkanie w maju – wybory Zarządu

Najważniejsze jest odpowiednio wczesne powołanie Komitetu Nominacyjnego. Powinna ona być przewodzona przez Prezesa Poprzedniej Kadencji albo dostępnego najmłodszego stażem byłego Prezesa. W skład Komitetu wchodzą jeszcze 2 dodatkowe osoby, które głównie służą do liczenia głosów.

2. Zbieranie nominacji Kandydatów.

Kolejną bardzo ważną sporawą przed wyborami jest zbieranie kandydatów. W naszych Klubach bywa to różnie, nie będę opisywał dokładnie samej kampanii, która powinna mieć miejsce dla Kandydatów, za to odsyłam do materiałów załączonych na początku. Zasady, której należy się trzymać:

• Każdy członek Klubu może nominować siebie lub dowolnego członka Klubu.
• Wszystkie nominacje są jawne i wszystkim znane.
• Nominację można odrzucić w dowolnym momencie.

Na podstawie tych zasad, przystosowałem wszystko pod nasze polskie warunki i odpowiednio wcześnie prosiłem członków Klubu o wypełnienie takiego formularza:

https://docs.google.com/forms/d/1vS8Fh97cSReUdjwqlrKfIok9beaEzs3zXSpMyEseQQM/viewform

Zebrane Nominacje następnie wszystkim pokazałem i dodatkowo podczas są potrzebne podczas przeprowadzania samych wyborów.

3. Przygotowanie Wyborów

Same wybory nie wymagają na szczęście tyle przygotowań co konkursy.

• Karty do głosowania – do pobrania tutaj. Należy ustawić druk poziomo, 6 arkuszy na stronę i wyciąć.
• Lista Nominacji, wydrukowana z odpowiedzi w formularzu nominacyjnym
• Lista Aktywnych członków Klubu, do wyliczenia kworum.

To w zasadzie wszystko podstawowe. Z rzeczy dodatkowych polecam mieć:

• Monetę, w kieszeni pod ręką im większa tym lepsza
• Wydrukowane Przyrzeczenie Toastmastera, pobierz tutaj
• Na odwrocie agendy lub dodatkowych kartkach umieścić informacje o rolach w Zarządzie [ang i pol]

4. Warunki ważności Wyborów

Jest pare warunków, które są bezwzględnie wymagane, aby uznać Wybory za ważne!

• na spotkaniu musi być kworum.

Wydaje się proste i nieskomplikowane. Kworum to 51% aktywnych członków Klubu (Avtive Indeywidual Member). Uwaga 51% to nie to samo co “połowa plus jeden”. Dla przykładu Klub liczy 35 aktywnych członków Klubu to kworum równa się 35*0.51=17,85, czyli musi być 18 członków Klubu na Wyborach. Kwestią sporną lub pozostawioną do lekkiej interpretacji jest kto to aktywny członek Klubu. Moja sugestia to nie kombinować i uznać za aktywnego członka Klubu takiego, który na dzień wyborów ma opłaconą składkę. W Club Central na stronie jest to każdy członek, przy którym widnieje napis: “active”.

• musi zostać wybrany Prezes, minimum jeden Wiceprezes oraz Sekretarz/Skarbnik.

Jeśli Prezes nie został wybrany, należy przełożyć Wybory na następne spotkanie. Jeśli został wybrany Prezes, a nie został wybrany żaden z Wiceprezesów, przekładamy Wybory. Z Sekretarzam/Skarbnikiem tak samo.

5. Przeprowadzenie Wyborów.

Przedstawiam kolejność jaką należy zachować. Taki skrypt prowadzenia wyborów – czyli jak  przeprowadziłem w tym roku Wybory w 2 Klubach.

• sprawdzenie kworum

“Wybory można przeprowadzić tylko jesłi jest kworum na spotkaniu, Kworum w naszym klubie to 18 członków Klubu. Prosze o powstanie wszystkich członków Klubu”

Szybkie przeliczenie, czy jest kworum. Jeśli jest kworum:

“W tej chwili jest 22 członków Klubu, czyli kworum zostało osiągnięte, dziękuję, siadajcie”

Jeśli nie ma kworum, odwałujemy wybory i ogłaszamy je na następne spotkanie.

• karty do głosowania i Przyrzeczenie

“Kto z Was jest nowym członkiem Klubu i chce odczytać Przyrzeczenie Toastmastera? Brawa. W tym czasie Ilona i Iwona, członkowie Komitetu Nominacyjnego rozdadzą Wam Karty do głosowania.”

przekazujemy Przyrzeczenie Toastmastera. Udajemy, że nie usłyszeliśmy punktu 6 i prosimy o powtórzenie go 🙂

• ogłoszenie wyborów i przedstawienie zasad

“Wybory do Zarządu naszego Klubu na kadencję 2013/2014 uznaję za rozpoczetę. Opisze teraz zasady na jakich Wybory zostaną przeprowadzone.

Na każde stanowisko najpierw przeczytam zgłoszonych Kandydatów.
Po wyczytaniu Kandydata prosze o głośne potwierdzenie: ‘przyjmuję nominację’ lub ‘nie przyjmuję nominacji’
Następnie 3 razy poprosze o dodatkowe nominacje tzw ‘from the floor’.
Nastepnie ogłosze zakończenie nominacji.

Jeśli na dane stanowisko nie będzie Kandydatów, poprosze Zarząd Klubu o przygotowanie Kandydatów i przeprowadzimy Wybory Uzupełniające na następnym spotkaniu.

Jeśli na dane stanowisko będzie tylko jeden Kandydat poproszę Sekretarza Klubu o decydujący głos. Jeśli zostanie zgłoszony sprzeciw, przyjmę Kandydaturę tej osoby i przeprowadzimy głosowanie.

Jeśli na dane stanowisko będzie dwóch lub więcej Kandydatów, każdemu dam 2 minuty na prezentację swojej kandydatury, a następnie przeprowadzimy niejawne głosowanie. Głosy zliczą niezależnie 2 osoby z Komitetu Nominacyjnego.

Po zakończeniu prezentacji Kandydatów, przeczytam kolejno Kandydatów i poprosze o zapisanie ich nazwisk. Następnie poproszę o zakreślenie numeru lub nazwiska Kandydata.

Nominacje, będą przeprowadzone w następującej kolejności:
Prezes, Wiceprezes ds. Edukacji, Wiceprezes ds. Członkostwa, Wiceprezes ds. Public Relations, Sekretarz, Skarbnik, Dyrektor ds. Administracyjnych”

• nominacje

“Ogłaszam nominacje na stanowisko [stanowisko]

Do tej pory zgłoszeni Kandydaci w kolejności alfabetycznej. kandydatów prosze o potwierdzenie przyjęcia Nominacji

[imię i nazwisko – odpowiedź przyjmuję/nie przyjmuję]

Czy, ktoś zgłasza Nominację?
Czy, ktoś zgłasza [kolejną] Nominację?
Czy, któs zgłasza [kolejną] Nominację na stanowisko [stanowisko]

Ogłaszam zakończenie zbierania Nominacji na stanowisko [stanowisko]“

Uwaga: Oczywiście zapisuje sobie  wszystkie kandydatury 🙂

• ogłoszenie zwycięzcy – jeden Kandydat

“Na stanowisko [stanowisko] został zgłoszony [imię i nazwisko]“

Sekretarzu, prosze o decydujący głos  dla [imię i nazwisko] na stanowisko [stanowisko]

[Sekretarz Klubu na swojej karcie głosowania wpisuje imię i nazwisko następnie podaje Proawdzącemu Wybory]

Prosze pogratulować [imię i nazwisko] nowemu [stanowisko]

[gromkie brawa]“

• ogłoszenie zwycięzcy – dwóch i więcej Kandydatów.

“Każdy Kandydat będzie teraz mógł przedstawić swoją prezentację. Czas na każdą prezentację to 2 minuty. Chronometrazysta pokaże flagi: zieloną po 1 minucie, żółtą po 1,5 minuty i czerwoną po 2 minutach, wtedy podziękujemy Kandydatowi gromkimi brawami.

Kolejność w jakiej będą przedstawiane prezentacji [czytamy alfabetyczną kolejność]

[poszczególne prezentacje]

Proszę teraz zapisać na kartach do głosowania w kolejności, której odczytam.

[wszyscy zapisują nazwiska Kandydatów]

Prosze o głosowanie, głos jest ważny jeśli zakreślony jest kółku numer Kandydata lub jego imię i nazwisko. Po zakończeniu zaznaczania proszę podnieść do góry karty do głosowania i Iwona i Ilona [czyli 2 osoby z Komitetu Nominacyjnego] zbiorą głosy i niezależnie od siebie je przeliczą.

[liczenie głosów, czasozapelniacz, jeśli przeliczone głosy się zgadzają lecimy dalej]

Sekretarzu proszę zapisać, [imię i nazwisko] został wybrany na stanowisko [stanowisko] do Zarządu na kadencję 2013/2014. 

Brawa!”

Uwaga, jeśli zdaży się remis, a zdaża się, rzucamy monetą. Najpierw przypisujesz orzeł/reszka do Kandydata i upawniasz się że wszystcy zapamietali. Unikaj sytuacji w stylu, Jeśli wypadnie reszka wygrywa Kandydat A, jeśli wypadnie orzeł przegrywa Kandydat B 😉

• przedstawienie Zarządu

“Ogłaszam Wybory do Zarządu na kadencję 2013/2014 za zakończone. Proszę nowy  Zarząd na środek. Prosze o olbrzymie brawa!”

[każdemu składasz gratulacje poprzez uściśnięcie ręki, czekasz aż brawa ucichną, dziękujesz Komitetowi i kończysz spotkanie]